Een rommelige inbox kan behoorlijk stressvol zijn. Waarom zou je jezelf door een berg ongewenste e-mails worstelen als er manieren zijn om dit te voorkomen? Labels en filters zijn hierbij je beste vrienden. Begin met het aanmaken van labels voor verschillende categorieën. Bijvoorbeeld, één voor werk, één voor persoonlijke zaken en misschien zelfs één voor nieuwsbrieven. Dit maakt het makkelijker om belangrijke e-mails snel terug te vinden.

Filters kunnen je nog een stap verder helpen. Stel ze in om bepaalde e-mails automatisch naar de juiste label te verplaatsen zodra ze binnenkomen. Zo hoef je niet elke e-mail handmatig te sorteren. Wat een opluchting! Het kost misschien wat tijd om dit in te stellen, maar geloof me, het is die investering meer dan waard.

En vergeet niet: regelmatig opschonen is ook essentieel. Gooi oude en onnodige e-mails weg. Je hebt die nieuwsbrief van drie jaar geleden echt niet meer nodig, toch?

Veiligheid voorop: beveilig je account

Het laatste wat je wilt is dat iemand ongevraagd toegang krijgt tot jouw persoonlijke gegevens. Daarom is het belangrijk om je Gmail-account goed te beveiligen. Begin met een sterk wachtwoord dat niet makkelijk te raden is. Gebruik een combinatie van letters, cijfers en speciale tekens.

Twee-factor-authenticatie (2FA) is ook een must. Dit voegt een extra laag beveiliging toe door naast je wachtwoord ook een code in te voeren die naar je telefoon wordt gestuurd. Zo maak je het hackers een stuk moeilijker.

En wees alert op phishing-e-mails. Deze kunnen er heel overtuigend uitzien, maar hun enige doel is je persoonlijke informatie stelen. Klik nooit op verdachte links en geef nooit zomaar je gegevens prijs.

Handige tips voor een efficiëntere workflow

Tijd besparen in Gmail kan echt het verschil maken, vooral als je dagelijks veel e-mails ontvangt. Een handige tip is het gebruik van sneltoetsen. Hiermee kun je acties uitvoeren zonder je muis te gebruiken, wat veel tijd kan besparen.

Daarnaast kun je templates instellen voor vaak voorkomende e-mails. Stel dat je vaak dezelfde soort antwoorden moet sturen, dan kun je deze als sjabloon opslaan en met één klik invoegen. Super efficiënt!

En vergeet niet de zoekfunctie optimaal te benutten. Je kunt zoeken op afzender, onderwerp of zelfs specifieke woorden binnen de e-mail. Dit maakt het terugvinden van oude e-mails een stuk eenvoudiger.

Zo behoud je opslagruimte in gmail

Niets is zo irritant als een volle mailbox waardoor je geen nieuwe e-mails meer kunt ontvangen. Gelukkig zijn er manieren om dit te voorkomen. Een goede eerste stap is om regelmatig grote bijlagen te verwijderen of naar Google Drive te verplaatsen.

Je kunt ook oude e-mails archiveren in plaats van ze weg te gooien. Gearchiveerde e-mails nemen minder ruimte in beslag en blijven toegankelijk mocht je ze ooit weer nodig hebben.

En vergeet de prullenbak niet! E-mails die daar zitten nemen nog steeds ruimte in beslag totdat ze definitief verwijderd worden. Maak er een gewoonte van om deze minstens eens per maand leeg te maken.

Extra functies die je niet mag missen

Gmail zit boordevol extra functies die niet altijd even bekend zijn, maar wel heel nuttig kunnen zijn. Zo heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om e-mails terug te roepen binnen enkele seconden na verzending. Handig als je net op ‘verzenden’ klikt en beseft dat er een fout in zit!

Daarnaast kun je gebruik maken van de snooze-functie om e-mails later weer als ongelezen naar voren te laten komen. Perfect voor wanneer je even geen tijd hebt maar de e-mail zeker niet wilt vergeten.

En wist je dat je Gmail ook offline kunt gebruiken? Dit kan handig zijn als je vaak onderweg bent zonder internetverbinding maar toch toegang wilt hebben tot je e-mails.